Las cuentas anuales se integran del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Todos ellos pueden realizarse en forma ordinaria o abreviada. La forma abreviada puede ser utilizada cuando se den los requisitos que, respectivamente, establecen los artículos 181, 190, 200 y 201 L.S.A. Además de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad están obligados a formular el informe de gestión y someter las cuentas al informe de un auditor, salvo en los casos en que la sociedad está autorizada a presentar balance abreviado. Si se trata de grupos de sociedades, éstas están obligadas a formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidado, cuando participando en el capital de otra sociedad, se encuentre en relación con ésta en alguno de los supuestos siguientes:
- Ser titular de la mayoría de los derechos de voto, ya directamente o a través del oportuno acuerdo de sindicación.
- Poder nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.
- Haber nombrado exclusivamente con sus votos la mayoría de los miembros del órgano de administración en el ejercicio que se deban de formular las cuentas consolidadas y los dos ejercicios anteriores inmediatos, salvo que los nombrados lo sean de una sociedad vinculada a otra que posea la mayoría de los derechos de voto o pueda nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración (arts. 42 y 55. del C de c).
Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro mercantil competente en razón al domicilio de la sociedad (art. 372 del RRM). Están obligados a presentarlas los administradores de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones, de garantía recíproca y, en general, cualquier otra empresa cuando la legislación así lo exija o, estando inscrito el empresario, así lo solicite. La obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español (vid. arts. 375 y 376 del RRM).
La presentación se debe de realizar dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta general. Igual obligación incumbe a los liquidadores en relación con las cuentas anuales de la liquidación (art. 372 del RRM). Los documentos a depositar son los siguientes:
- Instancia firmada por el solicitante.
- Certificación, con firma legitimada, expedida por la persona facultada para ello (v. art. 109 y ss. RRM) del acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
- Un ejemplar de las cuentas anuales acompañado del informe de gestión y, en su caso, del informe de auditoría, acompañado de un certificado acreditativo de que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas.
Las cuentas anuales deberán de ser firmadas por todos los administradores o, en otro caso, expresar la causa que imposibilita el cumplimiento de este requisito (art. 336.1,2º RRM). Estas cuentas se tienen que presentar en los modelos oficiales aprobados por Órdenes Ministeriales de 14 de enero de 1994 y 14 de junio de 1995, modificada por Orden de 14 de abril de 1.997 y Orden de 30 de abril de 1.999 y Resoluciones de 8 de mayo de 1.996 y 25 de septiembre de 1.996 de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Presentadas las cuentas anuales, si son objeto de calificación favorable por el registrador, éste procede a su registración y, dentro del mes siguiente, a su remisión al registrador mercantil Central para su publicación en el BORME, con indicación de si la obligación de depósito ha sido cumplida dentro del plazo legal o no. Si son calificadas desfavorablemente, el presentante puede ejercitar los recursos previstos en los artículos 66 y ss. del RRM (arts. 368.3 RRM).
En el mes de enero de cada año, los registradores mercantiles remitirán a la Dirección General de los Registros y del Notariado, para su traslado al Ministerio de Economía y Hacienda, una relación de las sociedades que no hayan depositado sus cuentas anuales (art. 371 RRM). La falta de presentación dará lugar a la instrucción del correspondiente expediente sancionador por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas que acarrea multas de considerable cuantía. Asimismo, la falta de presentación acarrea la imposibilidad de inscribir documento alguno en el Registro, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa (art. 221 del TR LSA).
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