La Legalización única o la Apostilla de la Haya

A través de la denominada Apostilla de la Haya un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio. El trámite de legalización única -denominada apostilla- consiste en colocar sobre el propio documento público una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país. Los países firmantes del XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961 reconocen por consiguiente la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la apostilla.

La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un país del Convenio y que se pretendan utilizar en otro. Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación. Los documentos, títulos y diplomas expedidos en los países de la Unión Europea no necesitan la Apostilla de la Haya  para ser reconocidos en otro estado de la Unión Europea. Sin embargo, la apostilla sí es útil si el documento ha sido expedido en un país de la Unión Europea y quiere acreditarse su autenticidad en un país del continente americano, africano o asiático, por ejemplo. El grado de complejidad de este tramite, e incluso la misma necesidad o no de su existencia, depende de la "nacionalidad" precisa del documento en cuestión y de los acuerdos bilaterales o internacionales que existan entre los dos países que entran en relación (el de producción del documento y el de acogida).

Documentos a los que se aplica: documentos públicos

La apostilla puede aplicarse en:

a) Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
b) Documentos administrativos.

b) Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Sin embargo, no se aplicará a:

a) A los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.

b) A los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.

La Apostilla de la Haya la puede solicitar cualquier persona portadora de un documento publico cuya autenticidad desee certificar. Dependiendo de la naturaleza del documento público de que se trate, en España son tres las "Autoridades apostillantes", cuya competencia para cada caso en particular se establece acudiendo a las siguientes reglas:

1. Para apostillar documentos emitidos por autoridades judiciales competentes: La autoridad apostillante competente será el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia. Así, el secretario del Tribunal Superior de Justicia podrá apostillar documentos tales como autos, sentencias y demás providencias emanadas de cualquier autoridad judicial, de cualquier instancia (Juzgados, Audiencias Provinciales, Tribunales Superiores de Justicia) y de todas las ramas de la jurisdicción (civil, penal, social, contencioso administrativa).

Tribunales Superiores de Justicia en las Comunidades Autónomas, provincias en las que es competente:

• Andalucía: Pza. Nueva. 18071. Granada. Tfno. 958 00 26 00.
• Aragón: C/ Coso, 1. 50071. Zaragoza. Tfno. 976 20 84 00.
• Asturias: Plaza Porlier, s/n. 33071. Oviedo. Tfno. 98 52 11 996.
• Baleares: Plaça des Mercat, 12. 07071. Palma de Mallorca. Tfno. 971 72 12 39.
• Canarias: Pza. San Agustín, 6 Vegueta. 35071. Las Palmas de Gran Canaria. Tfno. 928 32 50 00.
• Cantabria: Avda. Pedro San Martín, s/n. 39071. Santander. Tfno. 942 35 71 18.
• Castilla la Mancha: C/ San Agustín, 1. 02071. Albacete. Tfno. 967 59 65 09.
• Castilla y León: C/ San Juan, 2. 09003. Burgos. 947 259 663.
• Cataluña: Ps. Lluís Companys, 14-16. 08071. Barcelona. Tfno. 93 486 61 83.
• Comunidad Valenciana: C/ Palacio de Justicia, s/n. 46071. Valencia. Tfno. 96 387 81 00.
• Extremadura: Plaza de la Audiencia, 1. 10071. Cáceres. Tfno. 927 62 02 01.
• Galicia: Pza. Galicia, s/n. 15071. La Coruña. Tfno. 981 18 20 54.
• La Rioja: C/ Víctor Pradera, 2. 26071. Logroño. Tfno. 941 29 64 02.
• Madrid: Gral. Carlos Castaños, 1. 28071. Madrid. Tfno. 91 397 17 55.
• Murcia: Ronda de Garay, 5. 30071. Murcia. Tfno. 968 22 91 05.
• Navarra: C/ San Roque, 4. 31071. Pamplona. Tfno. 848 42 40 56.
• País Vasco: C/ Buenos Aires, 6. 48071. Bilbao. Tfno. 94 401 66 53.

2. Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario:

• La autoridad apostillante competente será el Decano del Colegio Notarial respectivo o miembro de su Junta Directiva.
• Direcciones y teléfonos de los Colegios Notariales de España

3. Para apostillar documentos de la Administración Central: La autoridad apostillante competente es el Jefe de la Sección Central de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia. El Ministerio de Justicia está ubicado en la siguiente dirección: Plaza de Jacinto Benavente nº 3. 28071. Madrid.

La solicitud puede hacerse de forma presencial o por correo, remitiendo la solicitud por correo certificado a las siguientes señas: Registro General del Ministerio de Justicia (Centro de Atención al Ciudadano) La Administración Central del Estado está integrada por los órganos que extienden su competencia a todo el ámbito territorial del Estado. Se trata de los Ministerios o sus Organismos Dependientes, y únicamente los documentos expedidos por ellos deben ser apostillados por el Ministerio de Justicia en Madrid.

4. Para apostillar documentos públicos de las restantes Administraciones: Periférica (Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno en cada Comunidad Autónoma y/o Provincia), Autonómica, Provincial, Municipal y Órganos Autónomos de la Administración Central: Será autoridad apostillante competente, a elección del interesado, cualquiera de las mencionadas en los apartados 1 y 2, es decir, o el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios.

Solicitud.- · Presencial o por correo

En resumen:

1.- El trámite de la "legalización diplomática" NO EXISTE entre los países miembros de la Unión Europea (espacio único europeo: Alemania, Austria, Bélgica, Dinamarca, España, Finlandia, Francia, Grecia, Holanda, Irlanda, Islandia, Italia, Luxemburgo, Liechtenstein, Noruega, Portugal, Reino Unido y Suecia). También Suiza por acuerdo bilateral con la UE. Desde el 1 de mayo de 2004, también: Chipre, Eslovaquia, Eslovenia, Estonia, Hungría, Letonia, Lituania, Malta, Polonia y República Checa.

2.- El caso más simple de "legalización diplomática" es el que reduce dicho trámite a la mera estampación sobre el documento en cuestión de un simple sello: la "APOSTILLA DE LA HAYA"

• En cualquiera de las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia.
• En cualquier órgano administrativo de la Administración General del Estado o de la Administración de las Comunidades Autónomas y en las Diputaciones que hayan suscrito el oportuno Convenio.
• En la sede municipal que le resulte más cómoda (si es uno de los ayuntamientos que ya han suscrito el oportuno convenio: lo han hecho hasta la fecha más de 750 Ayuntamientos).
• También se pueden enviar por correo certificado a las siguientes señas: Registro General del Ministerio de Justicia. San Bernardo, 45. 28015 Madrid. Se recomienda la presentación del sobre abierto en la Oficina de Correos para que sellen el escrito.

Pueden presentarse además a través de un Gestor Administrativo.

Teléfonos de la sede del Registro General en Madrid: 91 3902011 / 91 3902148 / 91 3902138.

Este es el caso que se debe aplicar a los documentos entre los países firmantes del citado Convenio de la Haya:

Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia-Hercegobina, Botswana, Brunei-Darussalan, Bulgaria, Colombia, Croacia, Chipre, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, EE.UU., Estonia, Federación de Rusia, Fidji, Finlandia, Francia, Grecia, Hungria, Irlanda, Isla Mauricio, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazakhstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Luxemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, México, Mónaco, Namibia, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Portugal, Reino Unido, República Yugoslava de Macedonia, Rumanía, San Cristobal y Nieves, San Marino, Seychelles, Suiza, Suráfrica, Suriname, Swazilandia, Tonga, Turquía, Ucrania y Venezuela. Extensiones: Países Bajos (Antillas Holandesas), Reino Unido (Jersey, Bailia de Guernesy, Isla de Man, Bermuda, Territorio Antártico Británico, Islas Caimán, Islas Falkland, Gibraltar, Montserrat, Santa Elena, Islas Turks y Caicos, Islas Vírgenes).

Como ya se ha señalado, consiste en la estampación de una simple “Apostilla” (la “Apostilla de la Haya”) que en cada país tramita una autoridad diferente (consultar en cada Embajada).

3.- El siguiente nivel en lo referido al trámite de "legalización diplomática" lo constituye el establecido mediante un Acuerdo específico entre Estados. Este es el caso de determinados países de América Latina (como Bolivia, Colombia, Chile, Cuba, Ecuador, Panamá, Perú o Venezuela) firmantes junto con España del CONVENIO ANDRÉS BELLO. En este caso para surtir efectos entre estos países los documentos deben estar "legalizados" con los siguientes reconocimientos:

• El reconocimiento, por las autoridades del ministerio de educación del país de origen, de las firmas que figuran en el documento original, cuando se trate de documentos acreditativos de estudios.
• El reconocimiento, por las autoridades del departamento correspondiente del país de origen, de las firmas que figuran en el documento original, cuando se trate de documentos acreditativos de nacimiento y nacionalidad o de cualquier otra circunstancia.
• La legalización por el ministerio de asuntos exteriores del país de origen del reconocimiento efectuado en los supuestos anteriores.
• El reconocimiento de la firma de la anterior legalización por el consulado español en el país de origen.
• El reconocimiento de la firma de la autoridad o funcionario del consulado citado, por el Ministerio de Asuntos Exteriores español.

4.- El último nivel de exigencia en relación con este trámite de "legalización diplomática" corresponde a aquellos países con los que no existe Acuerdo alguno en este terreno. Para todos estos países (Países Arabes, Oriente, etc.), los trámites serán idénticos a los indicados en el punto 3 anterior.

5.- Todos los documentos expedidos en idioma extranjero por las autoridades competentes del país de origen deberán presentarse acompañados de la traducción al español, que puede se realizada por:

• La Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores español.
• La UNESCO, la Oficina del Centro Iberoamericano de Cooperación, o cualquier otra organización reconocida en España.
• Cualquier representación diplomática o consular del estado español en el extranjero.
• La representación diplomática en España del país del cual es súbdito la persona solicitante o, en su caso, del de procedencia del documento.
• Un traductor o traductora jurado, debidamente autorizado o inscrito en España.

No obstante, como una excepción, debido al carácter internacional de nuestro programa, la traducción no será necesaria para los documentos expedidos en los siguientes idiomas: inglés, francés, italiano, portugués y alemán.

Fuentes Consultadas:

http://www.laapostilladelahaya.com/

Ministerio de Justicia

Normativa:

• Convenio de La Haya de 1961, sobre eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
• Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961.

Continuar Leyendo →