El impacto de la factura electrónica en las Pymes

La progresiva implantación del proceso de informatización de los aspectos contables de las empresas y de la auditoría de cuentas ha sido plenamente asumido por casi todas las Pymes y, desde hace años, ha dejado de ser patrimonio exclusivo de las grandes sociedades. Actualmente, resulta difícil pensar en desarrollar la gestión administrativa y comercial de una sociedad sin la utilización de la informática como herramienta de apoyo indisoluble de esta labor y, prácticamente, todas las empresas disponen de, al menos, un ordenador para el desarrollo de su gestión interna. En este sentido, resulta interesante el Informe titulado “Penetración regional de la Nueva Economía 2008. (Edición 2009)”, desarrollado en el mes de junio de 2009 por la empresa N-Economía, para la Universidad Complutense de Santiago de Compostela. En dicho informe se señala que en 2008 el porcentaje de empresas que disponen de ordenadores personales y acceso a internet alcanza el 97,8% y el 94,9% respectivamente.

Ahora bien, el 70% de las pymes usan programas piratas en sus equipos informáticos, según un estudio de la Confederación de Autónomos y Profesionales de España (CAYPE). Sin embargo, conviene recordar que el Ministerio de Industria lleva a cabo una campaña para promover el uso de programas informáticos gratuitos alternativos a las aplicaciones piratas más populares.

En la época actual se tiene la necesidad de la información en tiempo real, se efectúa el comercio electrónico además se dispone de herramientas para medir el activo no tangible que es el conocimiento, los ordenadores se enlazan formando redes internas y externas dando todo esto por resultado la automatización de los datos, efectuándose el intercambio electrónico de documentos tendiendo a desaparecer el uso del papel. En líneas generales, las Pymes españolas, a día de hoy, siguen confiando en los documentos impresos como instrumento principal de desarrollo de su actividad comercial.

A pesar de esta automatización de los datos, resulta un hecho incuestionable que las empresas españolas se sitúan por debajo de la media europea en la utilización de los medios electrónicos y digitales, siendo la opción preferente el papel impreso, situándose en sólo un 10% la utilización de las facturas electrónicas por las Pymes y un 64% no disponen de firma digital, a pesar de que es posible realizar su solicitud desde el año 2003.

Sin embargo, el creciente interés del Ministerio de Industria en que la pyme española sea capaz de competir eficazmente con las empresas europeas en áreas tan sensibles como la penetración de las Nuevas Tecnologías, Internet y el Comercio Electrónico queda patente en el artículo 2 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, cuando señala que:

“…las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica deberán facilitar a sus usuarios un medio de interlocución telemática que, mediante el uso de certificados reconocidos de firma electrónica, les permita la realización de, al menos, los siguientes trámites:

a) Contratación electrónica de servicios, suministros y bienes, la modificación y finalización o rescisión de los correspondientes contratos, así como cualquier acto o negocio jurídico entre las partes, sin perjuicio de lo establecido en la normativa sectorial.

b) Consulta de sus datos de cliente, que incluirán información sobre su historial de facturación de, al menos, los últimos tres años y el contrato suscrito, incluidas las condiciones generales si las hubiere.

c) Presentación de quejas, incidencias, sugerencias y, en su caso, reclamaciones, garantizando la constancia de su presentación para el consumidor y asegurando una atención personal directa.

d) Ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos previstos en la normativa reguladora de protección de datos de carácter personal.”

Resulta incuestionable que el proceso de adaptación de las Pymes a las TIC y la asunción de la facturación electrónica supone actualmente un proceso de necesario en la forma de gestionar una empresa, al mismo tiempo que es una excelente herramienta para minimizar costes y en mejorar todos los aspectos relativos a la seguridad y garantía de las operaciones comerciales que realiza una empresa.

La gestión documental digital y el consiguiente logro del objetivo de una oficina sin papel es una realidad utópica y a la vez muy accesible para las Pymes. La utilización de herramientas informáticas, el uso de internet como espacio de almacenamiento digital, en fin, la manejabilidad de los documentos digitales permiten organizar la forma de trabajar de una manera mucho más inteligente, rápida y eficaz. Para ampliar la información sobre la gestión documental digital de la empresa podéis consultar Facturae, un excelente sitio web dedicado en exclusiva a este tema y con una información muy bien catalogada, que ha sido utilizado como fuente consultiva para elaborar parte de este artículo.

En este sentido, desde el día 10 de abril de 2007, cabe la posibilidad de digitalizar todos los documentos de carácter tributario, incorporando al proceso una firma electrónica cualificada y cumpliendo ciertos requisitos respecto de la custodia de la base de datos documental. El proceso permite que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que la impresión de los mismos en papel, de forma que no se hace necesaria la custodia de los mismos; siendo susceptible la posibilidad de destruir los documentos en papel. La base de datos resultante permite acceder en caso de auditoría o inspección tributaria.

De acuerdo, con la resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento de homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, se publica la lista de formatos estándares de uso común para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel. Asimismo, de acuerdo con la citada resolución, se publica también la lista de software homologado para la digitalización certificada de facturas en papel.

Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:

1. Utilizar un Software de Digitalización Certificado (la homologación depende del Departamento de Informática Tributaria de la AEAT).
2. Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
3. Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
4. Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
5. La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o "timestamping" implica el proceso de cierre electrónico  de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
6. El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.
7. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
8. En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

No obstante todo lo anterior, uno de los aspectos más destacables del proceso de adaptación de la pequeña y mediana empresa a la Tecnología de la Información y la Comunicación es la de la asunción de la facturación electrónica y que las grandes empresas ofrecen desde hace tiempo esta modalidad.

Recordemos la obligación que tienen todos los empresarios o profesionales, de conformidad con el artículo 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, de expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquéllos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas que u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad. Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento.

Obligación de expedir factura y copia que, de conformidad con el artículo 2 del citado texto legal y en relación al artículo 164.uno.3 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, se extiende en lo referente a las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Haciéndonos eco de la información facilitada por la AEAT puede definirse la factura electrónica desde muy diferentes ópticas aunque todas ellas equivalentes. En este sentido, la factura electrónica es un documento de carácter tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. También como equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. Y, en términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en el marco de la contratación pública y define la factura electrónica como aquél “documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.” (art.1)

Así, resulta patente el interés del legislador por impulsar la factura electrónica, cuando en el apartado 2 del citado precepto el legislador establece que: “El Gobierno determinará el órgano competente de la Administración General del Estado que impulsará el empleo de la factura electrónica entre empresarios, profesionales y demás agentes del mercado, en particular, entre las pequeñas y medianas empresas y en las denominadas microempresas, con el fin de fomentar el desarrollo del comercio electrónico”. (El subrayado es mío).

La regulación legal de la factura electrónica se encuentra en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido y en la Orden 962/2007, de 10 de abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas contenidas en el citado Real Decreto 1496/2003.

En el ámbito europeo resulta aconsejable la lectura de la Directiva 2001/115/CE del Consejo de 20 de diciembre de 2001 (DOCE 17-01-2002) por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido. La Directiva contempla la posibilidad de que las facturas expedidas puedan transmitirse en papel o por medios electrónicos, al igual que la conservación de las copias de las facturas emitidas, o las facturas recibidas, puedan realizarse por medios electrónicos. Para ampliar la información sobre el contenido de esta Directiva podéis consultar el artículo titulado “Facturación Electrónica” de D. Luís Chinchilla Hurtado.

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. La opción de las Pymes por la facturación electrónica o telemática parece una decisión acertada si tenemos en cuenta las innumerables ventajas que conlleva para la gestión administrativa y contable de estas empresas. En primer lugar, parece claro que la apuesta por la e-factura supone una minimización de los costes y una mejora de la eficiencia (obtención de información en tiempo real, reducción de tiempos de gestión, agilidad en la toma de decisiones, disminución de costes de los documentos en papel). En segundo lugar, parece un método adecuado de integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa, y una optimización de la tesorería y de los recursos financieros, con una administración y contabilidad automatizadas

Los artículos 17 y 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación regulan la forma de remisión de las facturas o documentos sustitutivos y, en particular, la remisión por medios electrónicos de dichos documentos, estableciendo los procedimientos mediante los que puede efectuarse dicha remisión que, en todo caso, deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. El primero de ello, establece la necesidad del consentimiento expreso del cliente en estos términos: “La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido…” Esta autenticidad se garantizará, según el artículo 18.1, mediante:

1. Una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada directiva.
2. Un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
3. Los elementos propuestos a tal fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. A tal efecto, deberán solicitar autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.

Por su parte, los artículos 19 y siguientes de dicha norma regulan la conservación de facturas o documentos sustitutivos y, especialmente, el artículo 21 regula la conservación de dichos documentos mediante medios electrónicos.

Pues bien, para dar cumplimiento de la previsión establecida en los sendos apartados 3 de los referidos artículos 18 y 21, en la que se habilita al Ministerio de Hacienda para dictar las normas de desarrollo de este articulado, se aprobó la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que ese regulan las obligaciones de facturación.

De todo lo cual, se vislumbrar los tres condicionantes necesarios para la realización de la denominada e-Factura:

1. Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros). 
2. Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
3. Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Por otra parte, el artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, define la firma electrónica reconocida como:

“la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”. Es decir, se tienen que dar tres presupuestos para que se dé la firma electrónica reconocida:

1. Que sea una firma electrónica avanzada.
2. Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:

• Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
• Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
• Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
• Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).

Adicionalmente y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

1. Núm. Factura
2. Fecha expedición
3. Razón Social emisor y receptor
4. NIF emisor y “receptor”
5. Domicilio emisor y receptor
6. Descripción de las operaciones (base imponible)
7. Tipo impositivo
8. Cuota tributaria
9. Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica y su copia tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes. El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. Las facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos (art. 2 de la Orden EHA/962/2007).

Resumen de las obligaciones legales de la Pyme

1. Creación de la factura.- Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
2. Firma electrónica reconocida en los términos señalados anteriormente.
3. Remisión telemática
4. Conservación de copia o matriz de la Factura.- Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas. También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición: “Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....
5. Contabilización y anotación en registros de IVA
6. Conservación durante el período de prescripción
7. Garantía de accesibilidad completa.- Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa. Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003).
8. Subcontratación a un tercero.- Todas las fases anteriores pueden ser sub-contratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad. Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Resumen obligaciones legales para los clientes

1. Recepción de la factura por medio electrónico.- Es conveniente verificar los contenidos mínimos exigibles y la firma electrónica. Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que: “el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”. A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.
2. Contabilización y anotación en registros de IVA
3. Conservación durante el período de prescripción
4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa.
5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel. La versión, Gestión de Facturación Electrónica 1.0 introduce el uso de una Base de Datos relacional, numerosas mejoras funcionales y una apariencia más atractiva. La aplicación se hace multiplataforma y multiidioma, soportando indistintamente facturas Facturae en sus versiones 3.0 y 3.1 y funciona bajo las plataformas Windows y Linux con IE y Mozilla Firefox. Para solicitar su descarga podéis acceder a este enlace y solicitar cualquier modalidad anotando vuestro correo electrónico.

Para finalizar, puede resultar interesante el informe final del Grupo de Expertos en Facturación Electrónica, creado según Decisión de la Comisión Europea de 31 de octubre de 2007,  en el que presenta un conjunto de recomendaciones que ayuden a definir un marco europeo interoperable de facturación electrónica (en inglés).

Foto: http://bartolomeborrego.wordpress.com

Fuentes consultadas:

• Facturae.- Sitio Web con abundante información sobre la gestión digital de las Pymes y sobre la e-factura. Recomendado.
• Facturación Electrónica.- Blog dedicado a recursos sobre la factura electrónica y la digitalización certificada.
• MITYC.- Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Página Web pública con información básica sobre la e-factura. Posibilidad de descargas de utilidades y aplicaciones.
• AEAT.- Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Página Web pública con información sobre los aspectos tributarios relacionados con la e-factura.

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