El Código de Comercio de 1885 ha sido modificado por leyes: 19/1989 (BOE nº 178, 27-07-1989), 24/2001 (BOE nº 313, 31-12-2001) , 34/2002 (BOE nº 166, 12-07-2002) , 22/2003 (BOE Nº 164, 10-07-2003), 62/2003 (BOE nº 313, 31-12-2003), 2/2007 (BOE nº 65, 16-03-2007), 16/2007 (BOE nº 160, 5-07-2007). En su Título III titulado “de la contabilidad de los empresarios” se regula la materia dividida en tres secciones que abarcan los artículos 25 a 49.
I.- La llevanza de los libros contables. Sección I, arts. 25 a 33
Clases de libros.- El articulo 25 del Código de Comercio establece que la contabilidad deberá llevarse a través de : un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los alances de comprobación. Se transcribirán también (artículo 28) el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. El libro diario registrara día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Estos libros que establece el articulo 25 de Código de Comercio se entenderán sin perjuicio de los denominados libros auxiliares y de los libros de las sociedades mercantiles. De esta forma las sociedades mercantiles están obligadas a llevar los llamados libros de las sociedades mercantiles que constan de un libro de actas, un libro de registro de acciones nominativas, en el caso de aquellas sociedades anónimas cuyas acciones revistan dicha forma, un libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, un libro de registro de contratos con el socio único en sociedades unipersonales y Los libros auxiliares son los que deben llevarse conforme a leyes o disposiciones especiales, por ejemplo los exigidos en el IRPF según el régimen de estimación, en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido o los exigidos por la legislación laboral, etc.
Forma de llevar los libros.- Por su parte el articulo 29 del Código de Comercio establece que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se produzcan, los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la practica mercantil de general aplicación. Las anotaciones contables podrán ser hechas expresando los valores en pesetas o en euros hasta la finalización del período transitorio.
Legalización de los libros.- El articulo 27 del Código dice que los empresarios presentaran los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen. Será valida también la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Se contempla la posibilidad de legalizarlos en los Registros Mercantiles a través de la presentación de los libros en soporte informático. Además se prevé la presentación de los libros por vía telemática a la dirección de correo electrónico establecida al efecto, y en su caso, en la correspondiente pagina web de Internet.. Por tanto se podrá realizar la legalización de la siguiente forma:
- De forma ordinaria, presentándolos en el Registro antes de su utilización.
- A posteriori, después de haber realizado anotaciones en hojas sueltas, antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
- En soporte informático.
- Por vía telemática.
Los empresarios individuales sometidos al Régimen de Estimación Objetiva no están obligados, desde el punto de vista fiscal, a llevar estos libros, siendo suficiente con los registros auxiliares que se establecen para este régimen.
Obligación de conservar los libros..- Los empresarios conservaran los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del ultimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
II.- Las cuentas anuales. Sección II, arts. 34 a 41
Elaboración y aprobación de las cuentas anuales. La auditoria
El articulo 34 del Código de Comercio establece que el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de perdidas y ganancias y la memoria.
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Veamos las diferentes partes de las cuentas anuales.
El balance es el estado o informe en el que se refleja la situación económica y financiera de la empresa en un determinado momento. Comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo, especificando los fondos propios. La cuenta de pérdidas y ganancias es el estado que refleja el resultado económico obtenido por la empresa a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Comprenderá, con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado obtenido. La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias.
En el caso de las sociedades mercantiles, los administradores están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, además de las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado. En los artículos 175 a 192 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas se trata sobre la estructura del balance y de la cuenta de perdidas y ganancias, estableciéndose que las sociedades que reúnan determinados requisitos podrán formular estos estados de forma abreviada. Si se cumplen los siguientes requisitos durante dos años consecutivos en la fecha de cierre del ejercicio, pueden presentar:
- Balance abreviado.
- Si el total de las partidas de activo no superan los 2.850.000 euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 5.700.000 euros.
- Que el numero medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
- Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
- Que el total de las partidas del activo del balance no supere los 11.400.000 euros
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 22.800.000 de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
Las cuentas anuales y el informe de gestión de las sociedades mercantiles deberán ser revisadas por auditores de cuentas, exceptuándose de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado. La auditoria de cuentas es la actividad consistente en la revisión o verificación de documentos contables para determinar si dichos documentos expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa o entidad auditada. Su regulación legal se encuentra en la Ley de 12 de julio de 1988 de Auditoría de Cuentas. También se encuentran obligadas a auditar sus cuentas las empresas que:
- Cotizan en Bolsa.
- Realizan emisiones de obligaciones en oferta pública.
- Tienen obligaciones sujetas a la Ley de Seguro Privado.
- Realizan subvenciones, ayudas o realizan obras, prestaciones de servicios o suministren bienes al Estado y demás organismos públicos.
Las cuentas anuales de las sociedades deben presentarse para su depósito en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas. Cabe la posibilidad de presentar las cuentas anuales mediante soporte informático de disco de 3.5 pulgadas. Asimismo, las cuentas anuales
podrán ser remitidas al Registro Mercantil competente por vía telemática a la correspondiente dirección de correo electrónico. En resumen, son tres los medios de depósito de las cuentas anuales:
- A través de la vía ordinaria.
- Mediante soporte informático.
- Por vía telemática.
(1) Parte de la información publicada ha sido extraída de http://www.contabilidad.tk/ Una web totalmente RECOMENDADA.
(2) http://www.gabilos.com Podrás ver varios modelos de Balance
(3) Plan General Contable (PGC)
(4) http://noticias.juridicas.com/base_datos/Fiscal/pgc.htm
(5) 060.es
(6) Software de gestión: Sagesp.com En mi opinión el mejor software para llevar la contabilidad de una empresa es Contaplus Profesional 2008. Haz clic para descargar la versión de prueba. La licencia cuesta 209 euros sin iva.
(7) http://www.plangeneralcontable.com VISITA RECOMENDADA.
(8) Ley 2/1995,de 23 de marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada.
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